FAKTOR-FAKTOR KELOLA DAN FAKTOR-FAKTOR KENDALI DALAM MANAJEMEN

Monolog Dunia Manajemen dan Bisnis :

FAKTOR-FAKTOR KELOLA DAN FAKTOR-FAKTOR KENDALI DALAM MANAJEMEN BISNIS

(Kiat-kiat Pengelolaan Bisnis di Masa Krisis)

Oleh : Ratmaya Urip

1. Faktor-faktor Kelola

Belum lepas dari ingatan kita faktor-faktor produksi yang dikenal dengan 5 M ( Man, Material, Method, Machine, Money ) kemudian berkembang menjadi 7 M karena ditambah Management dan Market, mengisi benak para pengambil keputusan dalam upayanya untuk menjadikannya sebagai basic dalam praktek-praktek manajerial maupun operasional. Namun semuanya itu kini sudah menjadi generic, dan tidak cukup lagi dijadikan acuan, karena tantangan perubahan yang begitu cepat telah memaksa para pengambil keputusan untuk berpikir lebih beyond tomorrow.

Berangkat dari konsep 9 M dari Armand V. Feigebaum, salah satu di antara gurus dalam Total Quality Management, penulis mencoba mengembangkannya menjadi 11 M, untuk menjawab setiap tantangan perubahan zaman sekaligus untuk memenangkan persaingan. Konsep ini penulis lontarkan setelah mengamati, merasakan, melaksanakan, mengevaluasi, dan mengambil keputusan dalam praktek-praktek manajerial maupun operasional di lapangan. Tentu saja konsep ini masih sebatas ide untuk dikembangkan lebih lanjut. Masukan-masukan dari semua pihak sangat diharapkan oleh penulis untuk menyempurnakan konsep ini.

Konsep 5 M yang semula disebut sebagai Faktor-faktor Produksi berubah menjadi 11 M yang penulis sebut sebagai Faktor-faktor Kelola, mengingat bahwa pengambilan keputusan yang berdasar pada 5 faktor yang hanya berkutat pada aspek produksi an sich tidak akan pernah cukup sebagai pijakan dalam pengambilan keputusan. Untuk itu diperlukan basic factors yang lebih dari sekedar hanya faktor-faktor produksi. Faktor-faktor tersebut harus lebih comprehensive dan holistic, yang mencakup seluruh faktor yang diperlukan dalam pengelolaan suatu organisasi dalam pencapaian visi dan misinya, melalui strategy dan policy yang dipilih, yang kemudian setelah cascading dan deployment dapat ditetapkan objective atau goal organisasi, yang sifatnya berkala dan berjenjang, yang untuk memudahkan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasinya dirumuskan dan dijabarkan dalam action plan.

11 M yang penulis ketengahkan merupakan faktor-faktor dominan yang wajib ada, yang diharapkan dapat menjawab tantangan perubahan. Faktor-faktor tersebut disusun secara hierarchies, sehingga tidak dapat dibolak-balik, dengan kata lain urutan yang lebih atas, tingkat urgensinya lebih tinggi daripada urutan yang ada di bawahnya. Di samping itu seluruh faktor harus dapat diukur secara kuantatif (measurable) untuk memudahkan dalam evaluasinya.

1.1. Milieu

Milieu atau environment adalah faktor yang mempunyai kedudukan tertinggi dalam konsep 11 M sebagai Faktor Kelola. Karena faktor inilah yang di masa lalu, saat ini, dan di masa depan sangat memberikan tekanan pada organisasi. Baik masalah-masalah physical environment maupun social environment telah membuat para pengambil keputusan tidak dapat berkutik, atau sangat rumit penyelesaiannya. Banyak sekali contoh kegagalan vision dan mission maupun objective organisasi yang diakibatkan oleh faktor ini. Karena keterbatasan space, maka penulis sengaja tidak membahasnya lebih rinci, demikian juga nanti untuk faktor-faktor yang lain.

Parameter-parameter dasar untuk faktor ini adalah : stakeholder satisfaction index, ambang batas yang diijinkan, baik fisik maupun sosial ( Ipoleksosbud ) dari lingkungan, dan lain-lain.

1.2 Market

Bukan untuk diperdebatkan kalau market, secara hierarchies mempunyai tingkat urgensi kedua di bawah milieu, sebab faktor-faktor lainnya tidak akan ada artinya tanpa adanya market.

Parameter-parameter dasar yang dapat dikembangkan adalah : sales progress, sales scorecard, customer satisfaction index, customer loyalty index, customer complaint, cost performance index, quotation success ratio, profitability, dan lain-lain.

1.3 Money

Faktor money bukanlah faktor utama dalam konteks ini, karena tanpa milieu yang kondusif, serta market yang menunjang, maka money tidak akan ada artinya. Meskipun money seringkali dipandang sebagai sumber dari segala sumber (resources core), namun secara hierarchies, berada di posisi ketiga.

Adapun parameter-parameternya adalah : Cost Index, revenue, short-term liquidity ratios, capital structure and long-term solvency ratios, return on investment ratios, operating performance ratios, assets utilization ratios, profitability, dan lain-lain.

1.4. Management

Faktor keempat adalah management, karena setelah ketiga faktor di atas tidak ada masalah, maka masalah pengelolaan dan system adalah kunci tercapainya goal dan objective dari organisasi.

Parameter-parameternya adalah : Audit report, Management review, PMS, Performance Review, Regular Evaluations, dan lain-lain.

1.5 Manpower

Faktor kelima ini adalah salah satu di antara faktor generik, yang sering disebut sebagai salah satu faktor produksi ( 5 M ).

Parameter-parameternya adalah : employee productivity index, man-hours per quantity, sales/staff, profit/staff, communication skill, competencies, dan lain-lain.

1.6 Motivation

Motivasi erat kaitannya dengan produktivitas dan prestasi, sehingga motivasi mempunyai peran yang sangat besar dalam pengelolaan organisasi. Faktor ini mempunyai kontribusi yang sangat positip sehingga perlu menempatkannya dalam Faktor-faktor Kelola.

Parameter-parameternya memang masih perlu kajian yang lebih intens. Untuk itu yang dapat diketengahkan adalah : employee satisfaction index, attitude-behavioral index, leadership-followership ability, dan lain-lain.

1.7 Material

Faktor ini adalah faktor generik juga, sehingga parameter-parameternya sudah dalam tingkatan yang mapan.

Parameter-parameter dimaksud adalah : cost of quality, materials rejected rate, effectiveness, efficiency, material costs per quantity, material costs per revenue, dan lain-lain.

1.8 Machine and Mechanization

Faktor ini juga salah satu faktor generik. Parameter-parameternya adalah : equipment availability per performance, equipment breakdown time, maintenance cost per quantity, operation cost per quantity, effectiveness, efficiency, dan lain-lain.

1.9 Measurement

Faktor ini untuk menegaskan, bahwa semua faktor dalam Faktor-faktor Kelola harus terukur (quantitative), untuk memudahkan dalam evaluasi. Akan sangat berarti jika Balanced Scorecard dijadikan acuan untuk semua faktor.

Parameter-parameternya adalah : semua parameter yang ditetapkan dalam setiap faktor yang ada dalam Faktor-faktor Kelola ( 11 M ). Seluruh parameter harus dapat berguna untuk evaluasi, penyusunan strategi, dan decision making

1.10 Modern Information Method

Faktor ini adalah faktor baru, karena tantangan perubahan memerlukan kecepatan dan keakuratan informasi, untuk ketepatan dan kecepatan pengambilan keputusan bisnis.
Tidak boleh tidak, untuk memenangkan persaingan harus mengedepankan faktor ini. MIS berbasis IT adalah mutlak adanya.

Parameter-parameter untuk faktor ini masih belum dapat penulis ajukan, karena masih dalam tahap pengamatan. Masukan dari semua pihak sangat penulis harapkan.

1.11 Mounting Product Requirement

Seperti halnya faktor kesepuluh di atas, faktor ini adalah faktor baru, yang diajukan karena masalah ini dirasakan sebagai faktor yang memberikan kontribusi sangat positip dalam memenangkan persaingan, sekaligus untuk menghadapai tantangan perubahan pada saat ini.

Parameter-parameternyapun belum dapat penulis ajukan seperti halnya faktor kesepuluh.


2. Faktor-faktor Kendali

Evaluasi adalah kunci utama atau acuan dasar dalam pengambilan keputusan. Aktifitas apapun, baik aktifitas manajerial maupun aktifitas operasional harus dikendalikan. Untuk itu penerapan continual improvement sebagai salah satu dari 8 Quality Management Principles, atau yang dikenal dengan P-D-C-A, merupakan alternatif terbaik untuk mengendalikannya. Untuk memudahkan atau konvergensi penerapannya di lapangan maka penulis menyebutnya sebagai Faktor-Faktor Kendali, yang merupakan tahapan-tahapan evaluasi, yang muaranya adalah pengambilan keputusan bisnis. Faktor-faktor Kendali mempunyai tahapan-tahapan seperti tersebut di bawah ini.

2.1 Standardization ( Plan )

Dalam aktifitas manajerial maupun operasional harus bermata air dari standar. Standar dapat berupa goal, objective, target, atau lainnya, yang terukur. Standar merupakan acuan dasar bagi setiap aktifitas. Standar dapat berupa biaya, mutu, waktu, produktifitas, efektifitas, efisiensi, volume, dan lain-lain. Untuk pencapaian standar yang ditetapkan harus disusun dan ditetapkan action plan, sebagai guidance dalam beraktifitas.
Lebih jauh sebenarnya tahapan ini adalah penggalan atau sebagian kecil tahapan dari suatu proses perencanaan yang lebih besar, seperti penetapan visi, misi, strategi, kebijakan, goal-objective, yang semuanya merupakan tahapan yang erat kaitannya dengan Strategic Management, serta cascading atau deployment menuju action plan yang berkaitan dengan Operational Management. Action Plan biasanya lebih measurable, regularly, dan berjenjang.

2.2 Implementation ( Do )

Implementasi adalah pelaksanaan dari action plan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam tahapan ini seluruh data dan kinerjanya, baik input, proses, dan outputnya harus dicatat, didokumentasikan dan disimpan secara rapi dan benar. Data dan kinerja tersebut akan dijadikan acuan untuk tahapan berikutnya.

2.3 Gap Measurement ( Check )

Dalam tahapan ini, standar dan action plan yang telah ditetapkan sebelumnya dibandingkan dengan kinerja dari pelaksanaannya di lapangan. Distorsi dan deviasi yang terjadi diukur, dicatat, didokumentasikan, dan disimpan untuk evaluasi pada tahapan berikutnya. Non conformance data yang terjadi, yang berupa gap, selanjutnya dijadikan acuan dalam evaluasi.

2.4 Corrective and Preventive Action ( Action )

Tahapan ini adalah tahapan koreksi dan pencegahan, dimana setiap gap yang terjadi antara standar termasuk action plan dibandingkan dengan implementasinya, dicari akar masalahnya, dipastikan bahwa gap tersebut dapat dipersempit atau dihilangkan sama sekali, atau tidak akan terjadi lagi di kemudian hari. Selanjutnya berdasar corrective and preventive action yang diambil, ditetapkan standar dan action plan baru sebagai acuan bagi aktifitas selanjutnya. Tentu saja standar dan action plan baru tersebut harus manageable, realistic, measurable dan lebih baik dan lebih tinggi derajadnya dari standar dan action plan sebelumnya. Inilah hakekat dari continual improvement, satu di antara 8 Prinsip Manajemen Mutu, karena keempat tahapan ini adalah langkah-langkah yang seharusnya dilaksanakan dalam evaluation. Dengan kata lain itulah yang seharusnya dilaksanakan dalam suatu proses evaluasi.


Catatan tentang penulis :

Penulis memiliki banyak experiences sebagai pelaku aktifitas-aktifitas manajerial maupun operasional di lingkungan jasa konstruksi (construction environment) dan di lingkungan industri manufaktur (industrial environment), yang diawali dengan bekal pendidikan sarjana teknik sipil UGM, dan sarjana ekonomi UT, serta pascasarjana Magister Manajemen Teknologi ITS. Saat ini penulis menjabat sebagai Wakil Ketua BPC Asosiasi Manajemen Indonesia (AMA- Indonesia) Cabang Surabaya. Di samping itu penulis juga aktif sebagai Pembina Quality Network Club (Jaringan Pemerhati dan Pelaku Quality Management System) Daerah Jatim, serta sejumlah organisasi bisnis, organisasi sosial, dan organisasi profesi lainnya.
Saat ini penulis juga sebagai AMA-host (pengasuh dan penanggung jawab) program siaran regular (weekly program) Solusi Manajemen Bisnis, yang sudah berjalan selama 13 tahun pada setiap hari Sabtu pagi mulai jam 08.00 WIB di Radio Suara Surabaya (100 FM, atau http://www.suarasurabaya.net/ klik radio on demand)